向比尔盖兹学习三抓三放简化工作

GTD November 26th, 2008

勇于和时间赛跑的人，未必赢得了时间。
放弃与时间竞逐的人，必定会输给时间。

管理大师彼得‧杜拉克说过：“时间是世界上最短缺的资源，除非善加管理，否则一事无成。”每个上班族都需要时间来处理公事，也需要时间在繁忙工作与休闲生活之间取得平衡。但实际上多数人对时间管理的概念均十分模糊。

其实，时间管理是需要学习的，正如同你过去曾努力学习任一专业技能与科目一般。时间管理也是需要练习的，在明了相关原则及技巧之后，必须身体力行、加以实践，才能为自己「抢」得宝贵的时间。

热爱时间、投资己爱的比尔盖兹

比尔盖兹在就读湖滨中学时，获得一个撰写电脑程式的机会，便与朋友保罗一起承接该项专案。两人镇日埋首工作，几近废寝忘食，有时甚至一天工作超过20个小时。埋首苦撑八个礼拜后，他终于走出了电脑室，顺利完成任务。

比尔盖兹热爱电脑，他尚未自哈佛大学毕业前，就迫不急待地在车库里创业。创立微软公司的那一年，他还未满20岁。

比尔盖兹认为工作是一场竞赛，喜欢在紧要关头全力以赴的感觉，也深深享受伴随而来的快乐与成就感。他勇于追逐时间，结果打造出有史以来最强大的电脑软体王国。

他曾开玩笑地说，自己没时间思考经济学，来不及成为生物化学家，也无暇练就高尔夫球72杆的好成绩。虽然这些都是他想做的事情，但并非是他最喜欢的事情。

他最喜欢的是电脑，最想积极拥抱的是高科技，所以心甘情愿，将自己绝大部分的时间资源投注在电脑科技上。

比尔盖兹的三大成功要素

有一次，和某家电子公司总经理晤谈时，他提到对于庞大的企业体而言，提高营运绩效是终极目标，而他自己最想达成的是工作的简化。

比尔盖兹的成功可归因于三大要素：

• (1) 明确设立目标

他知道电脑是明日科技的梦想，也深信自己就是实现那个梦想的人。 在心中订立明确工作目标，设定清楚的工作蓝图，详细规画工作进度，就义无反顾地努力逐梦。

• (2) 集中焦点攻击

比尔盖兹将自己的精力及时间全部投注在电脑科技的研发上，集中焦点猛烈攻击，所以能在短时间内缔造惊人的卓越成果。

• (3) 简化工作内容

比尔盖兹大幅简化工作内容，使自己可以心无旁骛地专注于本业之上。工作的简化让他能专心思考，减少无谓的时间浪费，从而获得关键性的胜利。

疏掉杂务别浪费时间养分

在日本“电视冠军”节目中，有一位水果达人，为了让果树结出最硕大、最甜美的果实，会在果树开花后摘掉大部分的花朵，仅留下两三个花苞。“我要让全部的养分都灌注在这几个花苞上，这样自然能够结出最大、最甜的果实。”达人自信满满地说。

水果达人的秘诀非常值得我们参考。让我们想想，有这么一株小树，状似茂密，但向侧边横生出许多细小枝干。那么，如果把主树干比喻为本业工作的话，那 些细小枝干就可能相当于琐碎的杂务，例如不具意义的小事、冗长无聊的会议、徒具表面工夫的人际交往等。以“时间养分”来说，这些细小枝干与主树干是竞争 者，主树干吸取的养分不足，以致无法持续向上成长茁壮。

若你将那些抢夺“时间养分”的旁枝细干大刀阔斧地砍除，所有的养分将悉数灌注在主树干上，故可使树干迅速拔高，成为顶天立地、高耸入云的大树。

那该如何简化工作呢？请参考以下「三抓三放」的原则：

• (1) 抓大事，放小事

集中思考工作上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。高阶管理者必须为公司明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为枝微末节而操心；基层员工应将时间用于可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。

• (2) 抓正事，放杂事

要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤，亦即完成该项任务的正事，而与完成该项任务无关的则称为杂事。一个有智慧的工作者应抓紧正事，将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题；至于与正事无关的杂事，可交由旁人处理，或是尽量避免，以简化工作内容。

• (3) 抓要事，放闲事

重要又紧急的事情应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空档，简单处理即可。要事与闲事的差别，在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要事必须优先处理，低绩效贡献度、低时间紧迫性的闲事则可暂缓或删除。

本文摘自：《时间管理黄金法则》